レンタカー完全ガイド 〜ビジネスで利用する際に押さえておきたいポイント〜

レンタカーの予約時間を決める際は、飛行機や新幹線の到着時間だけでなく、店舗までの移動や受取手続きにかかる時間も考慮しましょう。空港周辺の店舗では、送迎バスで店舗まで移動する場合もあります。

到着してすぐに出発できるとは限らないため、商談や訪問予定の直前に予約時間を設定すると、予定に遅れてしまう可能性があります。初めて利用する店舗の場合は、受付場所や送迎方法についても事前に確認しておくと安心です。

また、早朝や夜間は営業していない店舗もあります。出張のスケジュールが決まったら、店舗の営業時間や定休日も確認したうえで、時間に余裕を持って予約しましょう。

出張で利用するレンタカーは、料金だけでなく、店舗の場所や訪問先までの移動時間も含めて選ぶことが大切です。駅や空港から近い店舗であっても、実際の訪問先とは反対方向に位置している場合があります。

複数の取引先を訪問する場合は、最初の訪問先と最後の訪問先、宿泊施設などを確認し、移動しやすい店舗を選びましょう。出発店舗とは異なる店舗へ返却する場合は、乗り捨てに対応しているか、追加料金が発生するかについても確認が必要です。

車両クラスについても、利用人数だけでなく、持ち運ぶ書類や商品、機材などの量を考慮して選びましょう。市街地での移動が中心なら取り回しやすいコンパクトカー、荷物が多い場合は荷室に余裕のある車両を選ぶなど、仕事内容に合わせることがポイントです。

出張でレンタカーを予約する際は、誰の名義で予約するのか、誰が実際に運転するのかを確認しておきましょう。予約者と運転者が異なる場合や、複数人で交代して運転する場合は、事前の申告や運転免許証の提示が必要になることがあります。

また、会社によっては、利用できる支払い方法や領収書の宛名が決められている場合があります。予約前に次の点を確認しておくと、利用後の経費精算をスムーズに進められます。

・利用可能な支払い方法

・領収書の宛名

・会社名や部署名の表記

・明細書や利用証明書の必要性

レンタカー会社によって領収書の発行方法や対応可能な支払い方法は異なります。会社の経理担当者にも確認し、必要な書類を受け取れるよう準備しておきましょう。

出張中は、商談や作業が予定より長引くことがあります。返却時間をぎりぎりに設定すると、渋滞や給油などによって返却に遅れる可能性があるため、余裕を持った時間を設定しましょう。

満タン返しが必要な場合は、返却店舗周辺のガソリンスタンドを事前に確認しておくと安心です。返却前には、車内に書類や名刺、パソコン、充電器などを置き忘れていないかも確認しましょう。

飛行機や新幹線で帰る場合は、レンタカーの返却手続きや店舗から駅・空港までの移動時間も必要です。返却後の予定から逆算し、早めに店舗へ到着できるスケジュールを立てましょう。